Nos setores de varejo, manufatura, food service e outros, os insumos e os produtos acabados representam a essência do negócio e má gestão de estoque pode comprometer, inclusive, a sobrevivência do empreendimento. Ao mesmo tempo, o estoque pode ser considerado como um passivo (não no sentido contábil).
Manter um estoque grande acarreta, em certa medida, diversos riscos para as empresas, tais como risco de deterioração, roubo, danos, obsolescência ou perda, em caso de produtos perecíveis.
Por essas razões, o gerenciamento de estoque é de grande importância para todas as empresas, independentemente de seu tamanho.
Saber quando reabastecer certos itens, a necessidade de compra e produção, o preço de compra – assim como o de venda – é essencial para a manutenção das atividades, o que torna essa tarefa, além de complexa, muito delicada.
Para gerenciar os estoques, as empresas utilizam diferentes ferramentas, tais como controles manuais, planilhas, softwares ERP e, mais recentemente, aplicativos SaaS (Software as Service, ou software como serviço, em português).
Nesse conteúdo, serão abordados os principais temas referentes à gestão de estoques, tais como sua importância, principais erros cometidos pelas empresas, como evitar perdas de estoque, entre outros. Desejamos uma boa leitura!
O que é Gestão de estoque?
É uma das principais tarefas que devem ser realizadas em negócios que lidam com estoques de produtos, sejam matéria-prima, produto acabado ou insumos.
A gestão de estoque representa a capacidade da empresa organizar e controlar a quantidade de cada produto em um determinado momento. Além disso, ela permite que a empresa entenda seu mix de produtos e suas demandas, que por sua vez irá determinar as necessidades de compra.
Outro ponto importante da gestão de estoque diz respeito à valoração dos estoques, ou seja, quanto o estoque vale para a empresa.
Por que a gestão de estoque é importante?
Ter um depósito cheio de mercadorias não é sinônimo de sucesso comercial, pelo contrário. Isso representa um investimento paralisado.
Assim, a gestão de estoque é uma das chaves para o sucesso das empresas, visto que objetiva garantir o estoque ideal para a atividade, ou seja, impedindo que haja excesso ou falta de estoques e assegurando que sempre que um cliente solicitar um produto, ele seja fornecido.
Alguns especialistas defendem que o ideal é que o fluxo de entrada e saída de estoque seja quase idênticos.
No entanto, dependendo da atividade da empresa, as demandas sofrem grande oscilação durante o ano, o que faz que seja necessário que a empresa constitua um estoque de segurança, visto que ficar sem produtos em estoque pode impactar significativamente a atividade da empresa.
Além disso, muitas vezes as empresas conseguem negociações vantajosas com seus fornecedores, caso efetue a compra de grandes quantidades. A depender da situação, pode ser uma boa oportunidade de negócio.
Portanto, para tomar as melhores decisões para empresa é preciso conhecer em profundidade o funcionamento da atividade e as peculiaridades do setor, para que a empresa não venha a sofrer nem pelo excesso nem pela falta de produtos e mercadorias.
Como será demonstrado, isso só é possível com uma boa gestão de estoques.
A gestão de estoque, além de possibilitar que a empresa tome as melhores decisões, impede que ela cometa erros, como comprar itens desnecessários apenas por estarem com preço atrativo.
Quais são os principais métodos da gestão de estoque?
Há no mercado alguns métodos que ajudam na administração do estoque, estes representam uma parcela bem importante do controle gerencial. Por isso, nesse tópico iremos abordar os 6 métodos aplicados no mercado brasileiro. Confira:
1° Curva ABC
A Curva ABC de estoque e vendas tem como objetivo direcionar o seu planejamento e controle nos itens mais significativos, que classifica os itens em A, B e C, ou seja, no valor financeiro de cada mercadoria.
A Curva ABC é baseada no princípio de Pareto, também conhecida como lei 80/20, segundo a qual 80% dos seus resultados são provenientes de 20% dos seus esforços.
Aplicando a gestão de estoque podemos dizer, por exemplo, que 80% da ruptura de estoque está relaciona a falta de processos de compras.
2° PEPS
Conhecido como: “primeiros a entrar, primeiro a sair”, no método PEPS saem primeiro as mercadorias mais antigas, ficando no estoque apenas as mais recentes. Dessa maneira, é possível evitar que produtos próximos a data de vencimento se percam. Essa metodologia segue o princípio de que as mercadorias mais antigas do estoque são as que devem ser vendidas primeiro, evitando que os itens fiquem obsoletos. Daí o emprego da sigla PEPS, que significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”.
3° UEPS
Esse método é conhecido como: “último a entrar, primeiro a sair”, ou seja, os produtos que chegaram recentemente no estoque serão os que irão ser vendidas antes.
Esse método de controle de estoque não é recomendado para empresas que trabalham com produtos perecíveis, e exigem métodos de controle ainda mais elaborados para que a empresa não venha a sofrer com avarias e perda de produtos.
Uma vez que os custos das mercadorias vendidas são calculados pelo valor dos produtos mais novos, essa metodologia faz com que o lucro contábil das empresas seja menor e, por isso, essa prática é vedada pela Receita Federal para fins cálculo do Imposto de Renda, podendo ser utilizada somente para objetivos gerenciais.
Porém, o uso desse método não é autorizado pela Norma Brasileira de Contabilidade, o motivo você pode ver na citação abaixo:
“Ao se considerar os preços altos, os gastos são maiores e, dessa forma, o lucro e os impostos que devem ser pagos são menores. Portanto, a inflação do país sofreria um aumento, ao considerar que o custo da mercadoria comprada por último é maior.”
4° Método do Custo a Preço de Venda a Varejo
Em seu livro, Gestão de Estoques, Bráulio explica que esse método analisa a soma dos estoques a preço de venda, seja através da contagem física ou por meio da implementação de controles permanentes avaliados com base no preço unitário de venda.
Assim também, ele avalia os estoques finais a preços aproximados de custo e apura os estoques finais a preço de custo, caso avaliasse a preço de venda as margens de lucro seriam eliminadas.
5º Método do custo específico ou do preço específico
Esse método atribui valor a cada unidade do estoque. Logo, ele é usado apenas quando é possível apurar o preço ou o custo de cada item. Depois disso é preciso somar tudo e assim, você chegará ao valor final do estoque. Para o varejo não é um método indicado, visto que há uma movimentação grande de estoque.
6° Custo médio
O custo médio também pode ser chamado de preço médio ou média ponderada móvel, isso significa que a cada nova compra feita uma nova média de custos é obtida.
Nessa técnica o preço final das mercadorias vendidas é definido após o cálculo dos valores das mercadorias adquiridas anteriormente somado as recentes.
O custo médio também pode ser fixo. Caso este método seja selecionado, uma única média deve ser aplicada no inventário permanente e as vendas intercaladas devem ser desconsideradas.
Gestão de estoque para pequenas empresas: boas práticas
A boa gestão de estoque é uma tarefa um tanto complexa, pois há muitos problemas que devem ser analisados e controles que devem ser implementados. No entanto, os benefícios são muitos, especialmente para empresas de pequeno porte, que passam a ter uma maior eficiência e, consequentemente, lucratividade. Confira algumas boas práticas a serem implementadas:
1. Destaque todas as informações importantes
Qualquer que seja a forma que você decida utilizar para compilar suas informações de inventário, é crucial estabelecer as informações relevantes a serem levantadas. Se você não conseguir registrar as informações com precisão, poderá acabar tomando decisões incorretas, que impactarão negativamente a saúde financeira de seu negócio.
Cada item de estoque tem muitas informações que podem ser relevantes para tomada de decisões. Dentre as principais, destacam-se:
- Número de referência ou número de controle do bem
- Custo
- Fabricante
- Categoria
- Localização
- Validade
Além disso, podem ser incluídas informações específicas do fornecedor, como o número do pedido e quaisquer outros critérios úteis para o seu negócio (cor, tamanho, modelo, etc.).
Para conhecer a fundo o seu estoque é preciso entender como a mercadoria se movimenta, e isso implica em acompanhar o ciclo de vida de cada item, desde a data de compra do fornecedor até as datas de venda, bem como o custo e o preço de venda.
2. Preste atenção aos custos e às receitas
O gerenciamento de estoque não se limita apenas ao controle físico. Para que o negócio seja bem sucedido, é preciso monitorar o estoque levando em consideração o valor de seus produtos e, também, seu giro e sua margem de lucro.
Para gerenciar o estoque dessa maneira é necessário saber não apenas o produto que mais vende, mas, também, qual gera maiores lucros. Para isso você precisa considerar o preço de venda (incluindo os descontos aplicados) de seus itens.
Sistemas de gestão mais completos possuem integração com a gestão de compras e de vendas, possibilitando obter maior precisão do seu controle de estoque.
Com estas informações você será capaz de:
- Concentrar-se nos produtos com maiores lucratividades.
- Conhecer os produtos de maior e pior desempenho por quantidade e por margem.
- Gerenciar melhor seus descontos, com uma informação precisa do custo do item.
3. Realize inventários
O primeiro passo é crucial. Você deve fazer o levantamento físico de todos os itens presentes em seu estoque por meio de um inventário. Durante esse procedimento, é importante que você aproveite para organizar a disposição de seus produtos. Separe-os por tipo, cada qual em localidade específica. Esse mapeamento melhora a movimentação de mercadorias no estoque e dá mais agilidade a diversos processos.
Além disso, é importante, nessa etapa, fazer o levantamento da data de vencimento de produtos perecíveis, caso haja, e verificar o estado de conservação dos produtos.
Como registrar os dados de inventário?
Existem diferentes formas de compilar os dados do inventário. As mais comuns são:
- Manualmente, utilizando lápis / caneta e papel;
- Utilizando planilhas eletrônicas;
- Com um sistema de gerenciamento de estoque.
Embora a última opção exija investimento, no longo prazo ela fará com que sua empresa se torne muito mais ágil e competitiva, com controles muito mais elaborados e eficazes.
4. Gerencie seu estoque com um único sistema
Gerir o seu estoque a partir de sistemas diferentes é uma enorme perda de tempo, além de ser muito fácil cometer erros. Escolher um único sistema para controlar seus inventários tornará tudo muito mais fácil.
Um sistema de gestão de estoque centralizado permitirá que você:
- Centralize suas informações e automatize processos
- Reduza os erros
- Acompanhe toda a movimentação dos itens de estoque, da entrada até a venda
- Controle os insumos utilizados na produção de seus produtos
- Monitore os níveis de estoque.
5. Monitore suas vendas para que você nunca fique sem mercadoria
De todos os problemas que as lojas podem encontrar, ficar sem estoque é um dos mais perigosos. Monitorar as vendas é uma estratégia vital para o crescimento dos negócios, não apenas para controlar o estoque.
Com base nessa informação, você pode prever melhor suas necessidades de compra e garantir que a empresa tenha encomendado o suficiente para determinado período, por meio de análise do histórico de vendas e levando em conta projeções de crescimento da economia e do seu setor de atuação.
Analise os seus principais produtos. Eles estão vendendo mais rápido do que o esperado? Você pode ter que fazer um pedido especial. Estão vendendo menos que o esperado? Talvez você tenha que oferecer descontos ou condições diferenciadas de pagamento para não ficar com o item parado em estoque.
6. Gerencie suas mercadorias antigas
Administrar o estoque antigo corretamente irá ajudá-lo a evitar a perda de mercadorias, seja por obsolescência ou perda da validade e ajudará a empresa a não incorrer em prejuízos.
Analisar os itens com baixa movimentação em estoque também é uma boa estratégia para evitar produção em excesso ou mesmo elaborar estratégias para aumentar o giro do produto.
Com um sistema de gerenciamento de estoque adequado e seguindo as práticas recomendadas anteriormente, você irá manter seu estoque atualizado e, consequentemente, seus clientes satisfeitos com a disponibilidade dos produtos.
Como evitar perdas na sua gestão de estoque?
A ruptura de estoque – falta de produto na gôndola – é algo bastante temido pelos varejistas, por isso aqui vão algumas dicas para que as perdas de estoque possam passar longe da sua empresa!
1° Tenha um processo bem definido na reposição dos produtos!
Existem duas formas diferentes de lidar com a reposição das mercadorias:
Contínua: quando o nível de estoque se mantém mais baixo e os pedidos são feitos constantemente, diminuindo os gastos com armazenagem;
Periódica: quando você tem uma data específica para fazer uma reposição consolidada, assumindo um risco de ficar sem o produto caso haja um aumento imprevisto das vendas ou impontualidade na entrega.
Cada modelo tem suas vantagens e desvantagens, que devem ser analisadas. Contudo, a reposição contínua é utilizada para os produtos de maior valor agregado, que são pedidos no momento em que o estoque atinge o ponto de reposição.
Já para os produtos mais baratos, que representam uma parcela menor dos lucros, pode-se usar a reposição periódica.
2° Use os dados ao seu favor!
Ter dados e informações consistentes é um dos maiores desafios de algumas empresas, uma vez que a falta dessa informação não só atrapalha o processo de compras como pode gerar o excesso de mercadoria ou a temida ruptura de estoque.
Em uma entrevista para a Casa Magalhães, o CEO do Atacarejo Mercadão da Economia deixou claro que pior que não ter a informação é ter a informação errada, visto que com os dados errados facilmente a empresa estaria fora do mercado.
3° Treine seus colaboradores
Seus colaboradores são de fato habilitados para exercer as funções no setor de estoque?
Ter colaboradores bem treinados garante ao setor uma melhor performance e evita com que hajam erros grotescos provenientes de quem não conhece as rotinas do estoque.
Portanto, mesmo que o funcionário contratado seja especialista na área, faça um treinamento mostrando como funciona os processos dentro da sua empresa, para que não haja o risco dele ficar perdido no departamento e venha a cometer erros indesejados.
4° Realize queima de estoque caso haja mercadoria encalhada!
A medida que você analisa a performance dos seus produtos, você saberá se existem insumos estagnados no estoque. Para esses, avalie a possibilidade de fazer promoções ou a conhecida queima de estoque.
Nesse sentido, é importante pensar no estoque como um organismo vivo e é melhor vender com uma margem menor do que ter custos desnecessários para manter um estoque parado ou ter que lidar com o desperdício de alimentos.
5° Garanta que os produtos estejam bem arrumados na gôndola
Se o cliente não encontra o produto na gôndola, por mais que ele esteja disponível na loja, podemos considerar que aconteceu a ruptura de estoque. Em razão disso, garanta que os produtos estão no lugar certo, conforme indicado pela sinalização da sua empresa.
6° Tecnologia: Use ao seu favor!
A segurança é um fator primordial para os profissionais do setor de compras e estoque, visto que as informações que circulam nesses setores são como pérolas preciosas e se perdidas podem vir a gerar alguns sérios prejuízos para a empresa.
Ao longo desse texto você leu sobre a importância de fazer uma boa administração de estoque, viu quais metodologias utilizadas no mercado:
- Curva ABC
- Método de custo específico
- PEPS
- UEPS
- Custo médio
- Método do Custo a Preço de Venda a Varejo
…além das ferramentas que fazem dela um processo mais eficiente.
Entretanto, preciso deixar claro que não dá para fazer uma excelente gestão de estoque sem contar com o uso da tecnologia. Só para ilustrar, é como querer cortar o bolo com a mão, vai ficar tudo esfarelado.
Por tanto, ter um sistema de gestão de estoque de qualidade em sua empresa não é um luxo e sim, um investimento que dará resultados gratificantes a médio e longo prazo.
Quais ferramentas usar para fazer a gestão de estoque?
Contar com ferramentas de controle de estoque que otimizem sua gestão é primordial para reduzir erros além de otimizar o trabalho dos colaboradores e responsáveis pelo setor.
Listamos 3 ferramentas de abastecimento e controle de estoque, bastante utilizadas pelas empresas, confira!
1° ERP
O Sistema de Gestão Empresarial – ERP, tem como objetivo otimizar os fluxos de informações e integrar os setores de uma empresa dando todo suporte necessário.
Nesse sentido, a ferramenta oferece alguns benefícios, estes são citados no livro da autora Andréa Brandão – “ERP Sistema de Gestão Problema ou Solução?” – veja quais são:
- Gestão de insumos e materiais;
- aproveitamento racional da mão de obra;
- controle adequado de fluxo de caixa;
- redução de prazos de produção e entrega;
- controle de qualidade dos produtos;
- informação em tempo real;
- controle total do negócio.
Além de todos os benefícios acima, o sistema favorece um maior poder de barganha, visto que o gestor estará munido de informações e consequentemente poderá ter um maior poder de negociação frente aos fornecedores.
2° Sistema de revisão de 2 gavetas
Por meio do controle visual do nível dos estoques, o sistema de revisão de 2 gavetas visa facilitar controle contínuo das mercadorias.
Para Bráulio Wilker, o sistema garante que os primeiros materiais a entrar são os primeiros a sair (PEPS), além de permitir um controle visual dos estoques. O mesmo tem como desvantagem a utilização de 2 locais para estocagem.
3° Kaban
A ferramenta foi criada na década de 1960 pela Toyota, o Kaban (cartão em português) é uma forma visual de controlar o abastecimento.
Wilker aponta em seu livro que o método foi inspirado no processo de ressuprimento visual de um supermercado e que no Kaban a visualização se dá através de cartões coloridos dispostos em quadros e painéis.
Na metodologia, os cartões são separados por cores sobre o status de cada tarefa e indicam “Para Fazer”, “Fazendo” e “Feito” respectivamente.