A verificação do inventário é um processo complexo que exige a implementação de sistemas que podem ser caros demais para empresas menores. No então, a contagem física ainda é um processo necessário. Uma opção que facilita o processo é a utilização de processos contínuos: acontecem durante todo o ano, focados em pequenas porções de produtos gradativamente de forma menos interruptiva às operações diárias de logística.
O objetivo da contagem cíclica é determinar o valor do estoque. Seu foco não é apenas encontrar possíveis erros, mas sim perceber o que os gerou para corrigi-los.
Neste método, as contagens de estoque são programadas de modo que cada item seja contabilizado segundo uma programação determinada. Alguns itens podem ser contados várias vezes durante o ano, dependendo da sua importância dentro do processo produtivo ou do ciclo comercial em função da quantidade normalmente movimentada, ou do valor agregado.
Esse método permite identificar rapidamente as discrepâncias entre o estoque físico e o estoque contabilizado e propicia uma melhoria significativa no planejamento da produção e necessidade de materiais. Como a contagem de estoque é realizada de forma contínua, o custo deste processo é distribuído ao longo do ano, diferentemente do que ocorre em um inventário anual.
Quais são as características da contagem cíclica?
A aplicação da contagem cíclica foi desenvolvida a partir de novas tecnologias, e utilizar um Personal Digital Assistant (PDA) pode facilitar a atualização das informações no banco de dados. Confira abaixo as principais características da aplicação da contagem cíclica eletrônica.
- Interface para consultar os materiais carregados no dispositivo.
- Interface de entrada do leitor de código de barras que permite a visualização das principais informações do material que será contado (tipo de saldo, lote, descrição, unidade de medida).
- Interface para a importação (carga) e exportação (atualização) de lotes de materiais gerados pelo ERP para a contagem física.
Critérios de contagem
Para atender ao critério de seleção de itens a serem contados, é utilizada a classificação ABC ou fator FMS no estoque. A seleção deve ser definida de modo que o início da contagem seja feito a partir da primeira prateleira identificada no armazém, otimizando o layout.
É recomendado que cerca de 20% dos itens selecionados sejam contados em prateleiras diversas, para que o trabalho não fique concentrado em uma área específica do armazém. Assim, aquele setor somente voltará a ser conferido quando tiver início outro processo de contagem cíclica.
A meta deve ser a contagem do estoque no mínimo duas vezes por ano. Nas unidades onde existem poucos itens estocados a contagem cíclica deve ser superior.
Esse método deve se basear em mais ou menos 1% do total de itens estocados, distribuídos seletivamente conforme descrito abaixo:
- Classificação “A” (valores maiores) – 30% dos itens
- Classificação “B” (valores intermediários) – 17% dos itens
- Classificação “C” (valores pequenos) – 54% dos itens
Após a contagem no armazém, as quantidades encontradas deverão ser conferidas com o registro sistêmico.
Confira os benefícios da contagem cíclica
Manter inventário como uma prioridade da empresa
É de conhecimento geral que o inventário de produtos pode ser uma das atividades mais trabalhosas dentro de um armazém. Implementar contagens menores pode diminuir o estresse do processo e possibilita a equipe de operações enxergar a precisão das informações do estoque como parte vital do negócio, possibilitando gerar informações valiosas para o empresário.
Maior convicção nas decisões de compra
Ao implementar contagens cíclicas, a empresa passa a acessar o inventário continuamente. Tendo informações de pequenos segmentos do armazém, as decisões de compra têm suporte de informações mais precisas. Com essas informações, torna-se possível um melhor planejamento de compras para estoque.
É beneficiado por processos básicos de melhoras do armazém
Processos simples, como separação e descarte de caixas assim que os produtos chegam ao armazém irão garantir um ambiente mais organizado e de melhor locomoção. O esforço do descarte já garante, imediatamente, uma grande economia de tempo para as contagens.
Diminuir discrepâncias
Com a diminuição do tempo entre as contagens, a empresa diminui a quantidade de tempo entre erros que possam ter sido cometidos. Contagens menores e mais frequentes possibilitam a identificação mais rápida de erros. Uma outra dica é checar os produtos de maior movimentação juntos.
Menor interrupção
A contagem cíclica como parte dos processos contínuos da logística diminuem a interrupção das operações de armazém. Em verificações anuais, toda a estrutura é paralisada para focar no processo. Uma contagem de cargas menores de inventário possibilita uma precisão maior da atividade, interrompe menos os processos diários e aumenta a comunicação entre o time.
Contagens anuais consomem mais tempo e recursos
Se verificar o estoque no fim de ano parece ser um planejamento interessante, para iniciar o novo ciclo com a “casa em ordem”, eles consomem um tempo de trabalho muito grande, além de envolver uma porcentagem alta da equipe no processo.
A produtividade do armazém é otimizada com contagens cíclicas, que propiciam velocidade de processos, dedicação e maior comunicação entre as equipes.
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